采购费用报销及流程

　　在公司里，对于采购部的采购费用的报销走什么样的流程呢?对于采购费用报销又有着什么样的规定呢?下面就随小编一起来了解下吧!

　　 相关规定：

　　一、报销规定：

　　1.任何一种类型之请购及支出，包含物品设备请购、差旅费、车费、交际费等，必须于事件发生前依照“预算及费用之审核权限”规定取得权责人的书面核准。

　　2.报销人员必须取得完整真实、合法之原始凭证(发票之单位名称必须是正确无误(合富生化/合益信息/合康生物))，由报销人整齐地自行粘贴在a4纸大小之粘存单上，同类性质必须粘在一起。“请款单”和“费用及出差旅费报销申请表”按原始凭证之交易发生时间分类详细填写，并自行编号以便参照。付款一般采用支票、转账及汇入员工账户等方式，经授权人员核准并经财务部复核通过，方可付款。

　　3.报销以“周”为单位，并附相关凭证，不得几周凭证粘于一起，否则财务部将予以退单处理。当月发生的费用应尽量在当月报销，最晚不得超过发生月份的次月，如逾期须经总经理书面批准，否则财务部将不予报销。

　　4.对于报销时出现填写或计算的错误，公司采取只减不加的方式，针对不写小计数和总计数，报销总额的20%将会被扣除;针对加总错误，差额部分的50%将会被扣除。

　　5.签名的规定：

　　①所有员工在任何凭单上签字，表示对该凭单所载事项以及金额完全同意，并已尽到诚实申报或认真审核之责。

　　②所有签名应同时附注日期，如不附注日期，当产生争议时，未签注日期之员工将承担最不利之结果。

　　6.财务复核结果视情况做下列处置：

　　①退回报销单(注明退回原因)。

　　②剔除部分不合格、不合理、说明不全之金额后付款(附剔除原因)。

　　③要求报销人员补充说明或补必要单证。

　　④交出纳付(汇)款。

　　7.每周汇员工报销款一次，每月的最后一个周五不汇款。

　　8.每周汇员工报销款后，差异表会email给各部门主管及秘书或助理，各位员工如有疑问可向各部门秘书或助理查询。

　　9.在报销流程前，所有单据未齐备的，必须补齐手续后方可进入报销流程。

　　二、报销流程：

　　事先核准及事后报销表单流程如下：

　　实物报销：报销条件为发票、验收(入库)单、采购单原件，三者缺一不可，特别情况为采购单带支票提货，请先填写《公洽借款单》，经核准入账后再开出支票，三日内缴回支票签收之存根及发票、验收单。

　　①出差：“出差(预算)申请书”→“费用及出差旅费报销申请表”和“交通费用报销单”(附已经核准之“出差(预算)申请书”);销售人员须另附《行动周报及时间分配表》。

　　②交际费：“出差(预算)申请书(交际栏)”→“报销请款单”或“费用及出差旅费报销申请表”(附已经核准之“出差预算申请书(交际栏)”)。

　　③车费：“合富用车申请书”→“费用及出差旅费报销申请表”和“交通费用报销单”(出租车车费，附已经核准乘坐出租车之“合富用车申请书”)。

　　④验收单据：公司自用物品采购验收，请填写《事务用品验收单》，生产，经营用存货验收，经iqc核验后填写《入库单》。

　　⑤“采购单”(如有借款，应附“公洽借款单”)或“费用及出差旅费报销申请表”(如有借款，应附“公洽借款单”;如有相关费用，应附“出差(预算)申请表”)——部门主管——财务复核——财务长——总经理签准——出纳报销。

　　三、途中交通费标准和说明：

　　标准：

　　①员工出差或培训应以最经济、有效的方式到达目的地，员工出差乘坐交通工具的规定按车程时间限定标准：6小时以下乘坐硬座或长途汽车;6～8小时可乘坐硬卧;8～16小时可乘坐软卧;16小时以上可乘坐飞机。员工超标申请特批乘坐飞机的，公司准予按上述规定标准报销途中费用之外，最多再增加200元/次。

　　②外地应聘者到上海总部来面试，由公司负责来往异地交通费用，如超过10小时以上，可报销火车硬卧车票;如10小时以下，可报销火车硬座费用。如需搭乘飞机，需事先经总经理核可预算申请。

　　员工因公出差(到常驻工作地之外地区工作)，应事先填写“出差预算申请书”(各地人员应传真或电子邮件送至上海)，详细注明出差地点、准备搭乘交通工具及其它各项预计支出内容、金额;并依照审批权限核准后，方可作为报销的必备附件交财务存档。员工出差回来后应在一周内将合法的报销单据整齐粘贴后，依核准权限核准后再交财务部;报销费用如超过所申请的出差费用，应详细说明理由并获得总经理批准，否则，超过部分费用将不予报销。

　　说明：

　　①火车、长途汽车，应以火车、汽车票根为报销依据。

　　②员工遇规定以外的紧急公务必须搭乘飞机者，应事先填写“定票单”，并报总经理批准，由公司相关人员统一订票、购买、结账，但员工必须在抵达目的地后一周内将票根交还给订票经办人员，并不得再报销此费用。搭乘任何交通工具，必须尽量利用下班时间。

　　③出差期间，由于其它与工作无涉的事情所发生的费用，或由于员工本人的原因导致发生的额外费用(如退票费等)，一律由该员工本人承担。

　　④已参加公司商业意外保险的员工，不得再另外报销飞机意外保险。

　　四、市内交通费用标准和说明：

　　标准：

　　①凡从事销售、业务、维修等经常公出工作的员工，经部门经理批准日常工作所需的交通费可以选取以下方法之一：

　　a)据实报销：凭公交车票据实全额报销，凭出租车票按本办法第3点规定限额报销出租车票。

　　b)定额报销：在上海由公司行政管理人员每月集中购买与报销最高限额每人每月200元的当地公共交通卡，领卡者在当月内不得再报销任何市内交通费。

　　②除销售、维修、业务之外的部门员工的出租车票报销标准，公交车票可据实全额报销。出租车费依本办法第3点规定执行。

　　③员工在常驻工作当地公出，单次可以乘坐的出租车路程以单次最高车费为15元为限(从出发地到目的地单程最高只能报销出租车费15元，而不是单张票据最高只能报销出租车费15元)，深夜(22：00以后，6：00前)允许单次报销50元为限。

　　④员工异地出差，在出差目的城市内允许在出差预算批准范围内报销出租车费。一般不允许报销两个城市间的跨市出租车费。

　　⑤公司个人汽车、摩托车报销规定。企业定。

　　 采购及报销流程：

　　一、申请，审批

　　1.物料需求部门(人员)在今目标上提出物料采购申请审批，完整填写《采购申请单》上传至为附件，按实际需求及公司库存状况提出申请。

　　二、采购

　　1.采购人员根据《物料采购申请单》进行采购，在采购过程中应坚持“货比三家”为原则，以公司往日采购物品单价为参考，购买物美价廉的物品，以节省成本。

　　2.采购完物品后需向供应单位索取正规单具(名称、数量、金额，签字或盖章)，需开发票时确认税点后开取。

　　三、报销

　　1.采购人员采购完毕后，需将采购物品交仓库进行入库，仓库人员对采购物品验收后进行入库并开具《入库单》，其中一联交采购人员以用于报销。

　　2.采购人员持采购前审批的《物料采购申请单》、仓库开具的《入库单》和供应单位所开单具，到财务处申请报销，财务人员应认真核对数量及金额，并填写领款凭证，送交总经理签字审批后，才能予以报销。

　　四、基本流程：

　　采购申请部门主管签字——行政部门审核财务部门审核总经理签字采购入库——财务报销。

　　 材料采购及报销流程：

　　一、材料计划审批流程：

　　1、由现场施工员提出材料采购供应计划;

　　2、库房复核;

　　3、安全生产经理审核;

　　4、项目经理审核;

　　5、项目负责人审批;

　　6、审批后的计划表交采购员采购，同时送一份财务备案。

　　7、日常采购计划需提前5日申报采购计划，大宗材料的采购计划需提前15日上报计划同时交一份与采购员先期进行询价。

　　二、材料采购流程：

　　1、采购员凭审批后的材料计划表采购;

　　2、采购员凭材料计划表、采购发票(送货单)办理入库验收手续;

　　3、特殊情况：

　　(1)采购金额在5000元以下(含5000元)，可先行采购，后补办材料计划手续(时间控制在2天以内);

　　(2)采购金额在5000元以上10000元以下(含10000元)，须电话告知项目负责人，经同意后予以先行采购，后补办材料计划手续(时间控制在2天以内);

　　(3)采购金额在10000元以上的，一律必须先办理材料计划手续，否则采购员不予采购;

　　对于提前采购的，没有及时补办材料采购计划手续的以及大宗材料采购未经审批的，项目部财务有权不予以认可，所造成的损失有采购员自行承担。

　　4、对于大宗材料的采购，采购员在接到采购计划后，立即进行询价，采购员在询价过程中应尽可能多的进行询价，同时将询价结果以及询价单位的资料(包括但不限于营业执照、税务登记证、资质证书、组织机构代码证等)报项目经理及项目负责人审批;采购员须按审批后的核价单、供应商及计划表进行采购。

　　三、采购专员根据材料采购计划，填写“借支单”，由安全生产经理、项目经理及项目总负责人审批签字后由会计主管确认，然后到出纳处办理借支;

　　四、库房管理员依照采购计划及采购发票(或送货单)及时对采购物品进行分类入库，开具入库单。

　　五、采购员执采购计划、采购发票、入库单及送货单等按照日常费用报销签字流程报销采购费用，采购员须在采购后3天内完成签字报销手续，并交财务进行冲帐(特殊情况除外)。

　　六、对于未付款材料应及时将送货单及入库单交财务部门挂账，并定时协助财务部门进行往来确认。

　　材料采购、入库及报销流程：

　　1、目的

　　为加强公司的物流管理，合理利用资金，使物资采购、物资入库规范化，避免发生不必要的损失，特制定本规定。

　　2、范围

　　本规定包括所有入库、销售、外协加工、采购物资入库、材料领用出库的相关管理。

　　3、物流管理的要求

　　所有物资应做到:定期清点、核对，保持帐、卡、物三一致,并根据物资实际状况,对长期不用以及需报废帐务处理的物资应及时清理,办理相关手续。

　　3.1材料采购申请

　　3.1.1各用料单位根据生产及管理需求向主管部门提出申请，由主管部门填制材料采购计划表(一式三份)，经分管领导审核签字后，一份由部门留存，一份交采购人员进行采购;一份交保管按时核对查收材料。

　　3.1.2原料和部分材料(劳保等)的材料采购计划由保管员申请，并由采购人签字后进行采购。

　　3.1.3原料和大宗材料的采购必须签订购货合同，合同内容应填写规范、完整，不得做出对公司有损的条款。

　　3.2采购申请用款

　　3.2.1.采购人员接到材料采购计划后，向财务部门提出用款申请，并填制“用款申请单”，列明：费用的性质、费用的用途、费用的预计金额、款项支付预计时间等要素，先报部门经理审批同意后，报总经理审批，待取得总经理签署同意的“用款申请单”后支取款项，并在在规定的时间内购回材料.

　　3.2.2材料采购应当索取发票及材料清单，发票开具的事项内容必须真实、完整。一切原材料的购入都必须用增植税专用发票方可入库报销，无税票的，其材料价格必须下浮到能补足扣税额为止。同时要注意审查发票的正确性和有效性。

　　3.3入库

　　3.3.1采购人员必须将购回材料送交保管验收入库，同时应出示发票及材料清单(原则上要求取得发票，对没有发票的材料要求有收据及清单);保管员根据材料采购计划及随货单据分别验收材料的数量、质量、规格，审核无误后填制入库单，保管人员及经手人签字生效，保管人员不得代签。

　　3.3.2原料的运输费用入库手续同材料的入库手续相同(煤、碱、石英砂等)。

　　3.3.3所有材料必须在每次验收入库完毕后开具入库单。小材料的入库单一式三联一份保管留存;一份由经手人或专人连同发票送交财务;一份报销人留存。增值税发票的入库单为六联(存根、会计记帐、材料会计、抵扣联、供货单位、保管)入库单的填制必须项目齐全并同时编制入库单号，金额必须计算不含税价、税额及合计数。

　　3.3.4对于碎玻璃、煤等需过磅的材料必须附带过磅单，有扣损或扣杂质的，入库单填写实收数、扣损数;酒厂退回的碎玻璃成品保管登记后材料保管应办理入库手续。

　　3.3.5入库材料在未收到相应发票前，仓管员必须建立货到票未到材料明细账，并根据过磅单、检验单等有效单据及时填开货到票未到收料单，在收到发票后，冲销原货到票未到收料单，并开具材票到入库单，月底将货到票未到材料清单上报财务。

　　收料单的填开必须正确完整，供应单位名称应填写全称并与发票单位一致，如属票到抵冲的，应在备注栏中注明原入库时间，收料单上还应注明单重和总重。收料单上必须有保管员及经手人签字，并且字迹清楚。每批材料入库合计金额必须与发票上的不含税金额一致。

　　3.3.6对月末货到而无采购发票的物资可根据合同价格(不含税价)办理估价入库，并在入库单上注明“暂估入库”，采购员签字后递交财务部门一份。下月初对上述事项先开红票冲原暂估，注明“冲×年×月×日暂估”，直到开回发票后，再办理正式入库。

　　3.3.7因质量等原因而发生的退回产品，清点数量后办理退库手续。

　　3.4报销

　　3.4.1发票及入库单必须在入库当天送交财务办理结算手续，保管员负责告知或保存交回，任何人不得截留推延，否则财务有权拒付或另行处理;

　　3.4.2当月购进材料的发票，最迟在本月25日前取回发票。发票价格同原入库价格不符时，应确定原因，对计算错误的部分应当入库单补足或冲减并注明原入库单号。特殊情况需上报总经理。

　　3.4.3凡应过磅的材料其出入库单后应附过磅单。

　　3.4.4所有报销手续经部门领导审核签字后，及时送交财务主管审核，由总经理进行最后的审核批准，3.4.5报销或记帐。出纳员接到报销凭证后，进一步认真审核单据是否完整数据是否正确，根据资金情况确定能否付款，对本月不能结清款项的单据应移交会计记帐。

　　3.5出库管理

　　3.5.1各类材料的发出，原则上采用先进先出法。物料(包括原材料、半成品)出库时必须办理出库手续，并做到限额领料，车间领用的物料必须由主管领导批准，领料人员凭主管部门或计划员开具的流程单或相关凭证向仓库领料，行政各部门只有经主管领导批字后方可领取，领料员和仓管员应核对物品的名称、规格、数量、质量状况，核对正确后方可发料;仓管员应开具领料单，经领料人签字，登记入卡、入帐。

　　3.5.2对销售发出必须由各销售部开具销售发货单据，仓库管理人员凭盖有财务发货印章和销售部门负责人签字的发货单仓库联发货,并登记卡片。

　　4、报表及其他管理

　　各种单据必须在当天完成将相关资料记入台帐。各种材料登记入账时应将名称、规格、数量、质量状况、供货单位等详细填写完整。

　　4.1、仓管员在月末结账前要与车间及相关部门做好物料进出的衔接工作，各相关部门的计算口径应保持一致，以保障成本核算的正确性。

　　4.2、必须正确及时报送规定的各类报表，收付存报表、材料耗用汇总表、三个月以上积压物资报表、货到票未到材料明细表每月30日前上报财务及相关部门，并确保其正确无误。

　　5盘点流程

　　5.1所有的货物每半年必须大盘一次。对a类货物须每月盘一次。b类三个月盘一次，c类半年一次。

　　5.2库存物资清查盘点中发现问题和差错，应及时查明原因，并进行相应处理。如属短缺及需报废处理的，必须按审批程序经领导审核批准后才可进行处理，否则一律不准自行调整。发现物料失少或质量上的问题(如超期、受潮、生锈、老化、变质或损坏等)，应及时的用书面的形式向有关部门汇报。

　　6考核办法

　　6.1仓库人员没按要求验收入库的,每次考核20元。

　　6.2产品及材料出入库手续不齐全，当事人每次考核20元。

　　6.3没有开出门证而出公司的，每次考核门卫20元。

　　6.4产品出厂检查出现失误，造成的直接经济损失由责任人承担。

　　6.5其它事项按公司考核规定进行响应奖惩。

　　相关注意事项：

　　填写报销凭证字迹工整.金额不得涂改，大小写金额必须相符，相关内容填写完整。具体填写说明：

　　1.“报销部门”处填写所属部门，例如行政部。

　　2.“日期”如实填写。

　　3.“报销项目”按不同项目分列填写，在“摘要”处可填写详细内容。

　　4.“金额”此处填写实际发生金额。(必须按实际要报的金额填写，粘贴的发票金额可以多于报销金额，但一定不能少。)

　　5.“合计”金额填写阿拉伯数字，数字前加￥。“合计”此行上方有空栏的划s线注销。

　　6.“金额大写”此处填写合计的大写金额。若报销金额为千位数时应在万字前画圈，圈内打叉，以此类推。人民币大写字样：壹、贰、叁、肆、伍、陆、柒、捌、玖、拾。

　　7.“报销人”处签字。

　　8.关于票据粘贴

　　(1)所附发票真实.合法，抬头正确。

　　(2)票据粘贴在原始凭证粘贴单上，用胶水粘贴，从左到右从上向下顺着粘贴，票据分类粘贴并方向朝上，票据粘贴顺序和报销单封面所列项目顺序一致。

　　(3)报销单和粘贴单粘贴时应只粘贴到二分之一处，方便以后装订成册后翻看。

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