会议接待方案范文

2024-01-25 09:05:06 21好文网 描写冬天的作文

会议接待方案范文

  为了确保事情或工作得以顺利进行,就需要我们事先制定方案,方案是解决一个问题或者一项工程,一个课题的详细过程。那么制定方案需要注意哪些问题呢?以下是小编收集整理的会议接待方案范文,希望能够帮助到大家。

会议接待方案范文1

  一、会前准备工作

  1、组织会务班子、明确工作职责。大型会议还要制定详细的`会务工作方案。

  2、发出会议通知。包括会议名称、内容、会期、时间、地点、与会人员范围。

  3、印刷会议日程,编排好会议程序,制定注意事项。

  4、大型会议要编组并提出小组召集人、讨论地点。

  5、大型会议要印制会议凭证。如出席证、列席证、工作证、请柬等。

  6、会场布置、会场布置要充分体现会议气氛。

  (1)悬挂会标、徽记、旗帜登。

  (2)设置主席台,落实主席台领导,安排座次,设置发言席,拜访席签、话筒,并保证音响效果。

  (3)确定会议桌摆放形式,明确划分分会场区域,并使与会者明确。

  (4)保证照明、通风、录音、录像、空调设备齐全、有效。

  (5)摆放适宜花卉。

  7、后期服务工作。大型会议要对与会人员的食宿、用车、医疗保健、文化娱乐、安全保卫等做出细致安排。

  8、做好会议发言、投票、发奖、集体照相等方面的准备工作。

  9、进行会前检查或向领导汇报准备工作情况。

  二、会务组织与服务工作

  1、会务人员提前1小时到达会场,反复检查会场准备情况。

  2、搞好会议签到、材料分发。

  3、落实主席台领导、发言人是否到齐。

  4、按预订方案组织与会人员由前向后以此就座。

  5、维持好会场秩序。会议开始前5分钟,关闭会场大门,与会人员入座就绪,无关人员离开会场;开会期间关闭手机,一般不允许找人,无关人员不准进入会场。

  6、做好会议纪录,写好会议简报。

  7、组织照相。

  8、为与会人员预订车、船、机票等。

  三、会议善后工作

  1、会议结束后,要检查会场,带回剩余材料、席签等。

  2、组织送站。根据与会人员离会时间,提前安排车辆、送站人员等。

  3、做好会议文件的清退、收集、归档工作。

  4、做好会议报道工作。

会议接待方案范文2

  一、会前

  与会议主办方洽谈,了解会议要求及所需服务项目。

  提供会议所需要的机票、车票、住宿酒店、会议场所、交通等信息,并制定完备的会议预案书给会议方。

  派专人协助客户实地考察会议举办地的吃、住、会议场地、游、娱乐等相关方面的情况。

  确定方案,签订合同,预付定金。

  二、会中

  会议接待:专人负责机场,车站的礼仪、接站、公关等服务。提前在酒店、会议室摆放好欢迎调幅、欢迎牌、签到台、指示牌等。

  会前准备:准备好会议所需要的会议资料,会议用品,会议演讲稿等会议相关物品。

  会议场所:专人到会议室检查会议室条幅、灯光、音响、茶饮等。

  会议住宿:房间楼层及房间号确认,询问是否有特殊要求。

  会议餐饮:用餐时间、用餐标准及特殊客人(xx)的`确认。

  会议旅游:旅游线路行程、用车、导游是否增加景点等确认。

  会议娱乐:娱乐消费形式、消费标准、娱乐地点的确认。

  会议服务:会议代表合影留念、为代表提供文秘服务及相关服务。

  三、会后

  1、结帐:提供会议过程中的详细费用发生明细及说明,专人与客户进行核对并结帐。

  2、资料:会议后的资料收集,根据客户要求制作会议通讯录或花名册。

  3、合影:会议期间参会人员集体合影,会议结束前冲印出来分发给每位与会人员以做留念。

会议接待方案范文3

  一、接待时间

  20xx年x月x日—x月x日

  二、接待地点

  接送机地点:xx

  下榻酒店:xxx

  会议地点:xx大酒店会议厅

  三、接待对象

  嘉宾等一行人及其陪同人员

  四、接待负责人员

  总负责:接待办

  跨部门接待小组:相关领导,秘书组,行政组,宣传组,保卫组

  五、接待前期准备工作

  制发邀请函,邀请嘉宾,协调时间食宿安排,提前预定迎接车辆安排

  迎宾(嘉宾到达前20分钟,相关人员需做好迎宾工作)

  相关接待人员,负责相关接待工作

  六、机场接待

  机场一层到达厅内设接待处人员,根据来客乘坐的航班到达情况持“热烈欢迎XX贵宾”牌,在一层到达电梯口等候,接到嘉宾后负责引导至接待处(签到台桌子规格××)。接待组由此将客人集中带出乘车。

  在廊桥出口、候机厅二层到达电梯口及接待处放置简易欢迎标语牌(80×180cm以下易拉宝)。

  由服务科按照按正常要客接待程序接待。

  对于重要领导等特殊客人,由团省委提出要求,机场团委负责申请办理有关接待人员通行证,安排相关人员协助在廊桥出口处迎接。

  硬件附注:易拉宝2个(其中1个2米),接待处牌子和桌子,笔若干支,迎宾牌,授带10条

  七、酒店入住

  确定嘉宾入住时间,通知酒店接待人员提前做好相关准备,确定房间住宿安排。

  嘉宾到达酒店,大厅接待组全员在酒店大厅恭候,摄像记录组安排摄像拍照。

  进入酒店后,由接待人员的.引领下入住提前安排好的房间。

  如饭后休息需要安排人员将嘉宾带领回房间。餐后安排客房服务人员带入房间休息,并问询是否需要叫醒服务。

  八、用餐(早餐、中餐、晚餐)

  由接待人员引领嘉宾在入住酒店进行用餐。由客房服务人员进行相关服务。

  餐后安排客房服务人员带入房间休息,并问询是否需要叫醒服务。

  九、会议前的筹备工作

  选择会议厅。根据会议参加人员的人数确定会议厅规模。

  会场布置。根据会议内容,在场内悬挂横幅。门口张贴欢迎和庆祝标语。可在会场内摆放适当的轻松盆景、盆花;为使会场更加庄严,主席台上可悬挂国旗、党旗或悬挂国徽、会徽。桌面上需摆放纸笔、水果、饮料,擦洗干净,摆放美观、统一

  会议前的接待礼仪。提前准备礼仪人员做好相关接待工作。

  会前检查。提前检查音像、文件、锦旗等是否准备齐全。

  十、会议接待

  欢迎词(电子屏幕)提前15分钟播放“热烈欢迎各位XX贵宾莅临我公司考察指导”

  会场整理及布置

  1)提前30分钟清洁并布置会场,保持会场整齐有序,空气清新

  2)摆放会场物品,桌面上如需摆放水果、饮料,擦洗干净,摆放美观、统一,香烟可交于陪同人员级别最高者代为分发,调试投影仪,音响等设备,放映相关资料。

  联系陪同人员,讲解员。根据客户考察目的及需要,确定陪同人员并及时告知其准备事宜,以便顺利沟通:会谈开始前1小时,再次提醒相关人员领导嘉宾到达会议厅,由礼仪引入会场就座。

  十一、座谈

  企业宣讲(集团,产业宣传片,企业介绍PPT)

  技术交流(技术人员PPT讲解,互动)

  会场服务(每20-30分钟添加茶水或视情况而定)

  拍照(依重要程度,进行拍照留档)

  摄像(依重要程度,进行摄像留档)

  十二、会后服务准备

  做好会后服务的准备。提前将场地、椅子等布置好,摄影师做好摄影准备。会后用车在会议结束前妥善安排。

  十三、会后服务

  会议结束,摄影师做完摄影工作后,由接待人员负责将领导嘉宾送回入住酒店

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