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商务公函的格式标准范本

2023-10-03 14:51:39 21好文网 职场

商务公函的格式

  公函,正式的或官方的书信。公函是党政机关、人民团体、企事业单位间商洽和联系工作时使用的一种文体。公函的'使用范围很广,平行机关或者不相隶属机关间联系工作是可以使用公函,上下级之间的联系、询问、答复工作时,也可以使用公函。下面是小编帮大家整理的商务公函的格式,供大家参考借鉴,希望可以帮助到有需要的朋友。

  信函是公司的脸面,它对于公司树立良好的形象有着极为重要的意义。典型商务信函的内容应包括如下几点:

  信头:一般来讲,商业信函均使用印有"letterhead"的公函信笺,这样信头就不必自己再写了。

  信内地址:写在信纸的左上角,编号和日期下方。顺序是从小到大:

  公司名称或收信人姓名、职务

  房屋或大楼名称

  大楼号码及所在街道或路的名称

  省市名称及邮编

  国家名称

  称呼敬语:如知道对方姓名,就用dear

  mr./mrs./miss/ms.加上姓,如不知道对方姓名,可用dear

  sir,

  dear

  madam,

  也可用:to

  whom

  if

  may

  concern。如对方职务较高,则最好用其职务名称,如:

  dear

  prof.

  smith,

  dear

  dr.

  henson等。

  称呼一家公司就用dear

  sirs

  或gentlemen。

  正文

  结束敬语:如称呼用dear

  sir/dear

  sirs/dear

  madam",

  结束敬语就应用yours

  faithfully。如称呼用dear

  mr.

  john/dear

  mr.

  smith,

  结束敬语就应用yours

  sincerely。

  署名

  英文信函中讲究五c原则,也就是要求做到正确(correctness)、清晰(clearness)、简明(conciseness)、完整(completeness)和礼貌(courtesy)。

  信函的语调也是同样重要的,它表达了你对收信人的态度,适当的语调将会给双方创造良好的沟通气氛。

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