人事档案管理规定

第一章总 则

第一条人事档案工作是人力资源管理工作的重要基础工作之一，是档案工作的重要组成部分。人事档案是员工个人经历和社会实践的记录，是历史、全面地考察了解和正确选拔、用人的重要依据。

第二条 员工人事档案由人力资源部集中保管，其任务是：收集、保管、鉴别、整理员工人事档案材料，办理档案的查询、借用和转递，建立科学的档案检索工具。调查研究档案工作情况，逐步实现人事档案管理的科学化和现代化。

第三条贯彻执行国家关于员工人事档案工作的法令、政策和规定，结合我司的实际情况制定员工人事档案工作的规章制度，并负责组织、监督、指导和检查执行情况。

第四条严格执行员工人事档案使用借阅规定，严格执行保密制度，同时确保档案的安全。

第二章 人事档案归档范围和要求

第五条归档范围

(一)在人力资源工作中形成的履历表、简历表、自传和属于自传性质的材料。

(二)鉴定、考核、考察工作中形成的有关材料;民主评议干部的综合材料，组织审定的考察材料等。

(三)审计工作中涉及个人的有关处分材料。

(四)成人教育(大中专)、党校、学生(学员)登记表、考生登记表、学习成绩表、毕业生登记表、鉴定表、授予学位的材料、学历证明书、学习鉴定、博士后研究人员工作期满登记表等材料。

(五)评聘专业技术职称工作中形成的有关材料：专业技术职称任职资格申报表、聘任专业技术职务审批表及考核材料等。

(六)政审工作中形成的材料：调查报告，审查报告，上级批复，本人对结论的意见，检查交代或情况说明材料;作为结论依据的调查证明、证据材料：甄别、复查结论(意见、决定)、调查报告、批复及有关的主要依据材料。

(七)更改姓名、民族、出生日期、国籍、入党入团时间、参加革命工作时间等工作中形成的有关材料;个人申请、组织审查报告及所依据的证明材料，上级批复等材料。

(八)党、团组织建设工作中形成的有关材料：

1、中国共产党入党志愿书(已批准转正的)、入党申请书、预备党员转正申请书、自传、综合性政审材料及有关的证明、考察材料;团员登记表、民主评议党员中认定不合格党员被劝退或除名的组织审批意见及主要事实的依据材料;取消预备党员资格的组织意见，退党材料。

2、中国共产主义青年团入团志愿书、申请书、团员登记表、退团材料。

3、加入民主党派的有关材料。

(九)表彰奖励活动中形成的有关材料：

劳动模范、先进工作者、优秀党务工作者、优秀党、团员等审批表，立功、嘉奖、通报表扬等以及在其他工作中形成的表彰材料。

(十)纪律检查、监察、法律部门和行政管理部门工作中形成的有关材料;处分决定，免予处分的意见，上级批复，核实(调查)报告，本人检查、交待、对处分决定的意见;撤消处分的有关材料;法院判决书;复查甄别报告，决定(结论)、上级批复等。

(十一)任免、调动、军队干部转业安置工作中形成的有关材料：任免审批表;考察材料;军队转业干部审批表;授予(晋升)军(警)衔审批表;转业鉴定;定职、定级材料;离退休审批表等材料。

(十二)考试录用形成的有关材料：录用审批表，聘用审批表和合同书，政审结论和有关证明材料，辞退材料，辞职审批材料等。

(十三)办理工资、待遇等工作中形成的材料：转正定级审批表、各种工资变动审批表，提职晋级和奖励工资审批表;享受专家特殊津贴的呈报表;解决各种待遇问题的审批表，批复材料等。

(十四)办理出国(出境)审批工作中形成的有关材料：因公出国(出境)审批表、备案表;因私出国(出境)审批表等材料。

(十五)参加区县级以上(包括区县级)党代会、人代会、政协会议和工、青、妇等群众团体代表会，以及民主党派代表会议的代表登记表等。

(十六)健康检查和处理工伤事故工作中形成的有关材料：有严重慢性病、身体残疾的体检表，工伤致残诊断书，确定致残等级的有关材料，新录用人员体检表等。

(十七)其它起重要依据作用的材料。

第六条收集方法

(一)为了使员工档案能够适应人力资源管理工作的需要，要经常通过有关部门收集员工任免、调动、考察考核、培训、奖惩等工作中新形成的反映员工德、能、勤、绩、廉的材料，充实档案的内容。

(二)建立主动送交员工档案材料归档的工作制度，及时地将新形成的员工档案材料送交人力资源部归档。

(三)有计划地布置填写员工履历表、鉴定、自传等，并及时将这些材料补充进员工档案。

(四)人力资源部要严格执行中组部有关人事档案收集归档的各项规定，主动和有关部门协调好档案的收集方法和程序，以使员工档案材料及时完成归档。

第七条归档要求

(一)收集的材料，必须经过认真的鉴别，属于归档的材料应真实、完整齐全、文字清楚，对象明确，手续完备，需经组织审查盖章或本人签字的，盖章签字后方能归入干部档案。

(二)不属于归档范围的材料，不得擅自归档，经过鉴别，可分别情况予以处理，凡销毁材料(三年处理一次)，必须详细登记，经人力资源部经理检查，并报请公司主管负责人审查批准。

(三)归档的材料必须是办理完毕的`正式材料原件，材料必须有承办单位或个人署名，有形成材料的日期并注意不归重复材料。

(四)凡规定要同本人见面的材料(如审查结论、复查结论、处分决定或意见、组织鉴定等)一般应有本人的签字，特殊情况下本人见面后未签字的，可由组织注明。

(五)员工人事档案材料的载体，一般应使用16开规格的办公用纸，材料左边应留出2—2.5厘米装订线，文字须是打印、铅印、胶印、油印或用蓝黑墨水、黑色墨水书写，不得使用圆珠笔、铅笔、红色墨水及纯蓝墨水和复写纸书写。除电传材料复印存档外，一般不得用复印件代替原件存档。

(六)各类人事档案材料应在材料形成后尽快归档。

第三章 人事档案工作岗位职责

第八条档案管理实行专员责任制，对档案实行密级管理，由人力资源部档案专管员负责保管与整理。

第九条负责人力资源部工作的部门领导职责

(一)组织本部门人员学习档案法规，认真执行公司员工人事档案工作规章制度，把档案工作纳入本部门的议事日程。

(二)与公司各部门相互配合，加强联系，共同做好业务监督指导，检查工作，保证归档档案质量。

(三)关心和支持兼职档案工作人员的工作，提出具体要求并帮助他们解决工作中的实际困难。

第十条负责管理员工人事档案工作人员的职责

(一)自觉执行党和国家有关人事档案工作的安全保密规定，严格遵守安全

保密制度，确保员工人事档案的安全保密，保守党和国家秘密。

(二)认真执行中组部关于人事档案工作的政策和法规，制定和不断完善本公司员工人事档案工作的各项管理制度。

(三)做好对员工人事档案收集与鉴别、归档与整理、保管与保护、利用与传递及指导、监督、检查工作。

(四)认真执行员工档案归档的各项规定，自觉坚持平时立卷，做好文件材料的收集积累、保管、整理立卷归档工作，保证归档文件材料完整准确。

(五)归档材料做到案卷目录填写清楚，并做到归档材料合适清楚，准确无误。

(六)积极主动学习档案工作的有关法规及业务知识，不断提高档案管理工作水平。

(七)做好员工人事档案的统计工作。

第十一条档案整理工作规定

(一)在整理档案时，严禁吸烟、以确保档案安全。

(二)不得私自涂改、抽取或伪造档案。

(三)不得擅自处理或销毁档案材料。整理中按规定剔出的档案材料，须进行登记，经主管领导批准后按情况分别予以处理。

(四)在整理档案过程中，要加强对档案材料的管理，防止丢失档案材料和泄露员工档案内容。

(五)加强档案管理，提高档案的保存价值，应做到每月归档材料一次。每年整理档案及装订一次，不得存在有档案未整理、未装订的现象。

第四章 员工人事档案的使用规定

第十二条借阅规定

档案查阅原则上实行对上级公开查询，对下级以人力资源部经理签字为准，方可查阅。

(一)凡因需要查阅人事档案的，要经过公司人力资源部负责人批准后，方可查阅。

(二)查阅者必须严格遵守保密制度和阅档规定。

1、查阅人员必须是中共党员，并填写好《查阅员工档案审批表》及登记表。

2、查阅人员应严格执行保密制度、阅档规定，不准与无关人员议论档案内容;不准查阅本人及其亲属的档案。

3、查阅必须爱护档案，严禁在材料上画线、涂改、拆散、抽出、增添、圈画、污损、弯折，保持档案的整洁。

4、未经批准，不得私自摘抄、拍摄复制员工档案材料，如需复制须办理登记手续，复制的材料，必须加盖人力资源部公章方可生效，摘抄材料一般不予盖章。材料由使用单位妥善保存、用毕自行销毁。

5、严禁在阅档室内或阅览档案时吸烟及吃东西。

6、对查阅人员，审查阅档材料，一看查档理由是否充分;二看是否有审批人签名及公章。对查阅人员手续不完备的，应做好说明及解释工作，并做好登记手续。

7、接待阅档时，须将案卷先清点后再交给阅档人员，收回时应清点后再入库归位。

第十三条档案转递规定

(一)员工工作调动或职务变动后应及时将档案转给新的主管单位。

(二)转递档案应遵守下列事项：

1、员工档案应以机密件通过机要交通或专员送取，不准邮寄或交员工本人自带。

2、转出的档案必须完整齐全，并按规定经过认真整理装订，不得扣留材料或分批转出。

3、转递档案必须按统一规定的“干部档案转递通知”的项目详细登记，严密包封。

4、收到档案的单位，经核对无误后，应在回执及登记本上签名(盖章)后立即退回。逾期一个月未退回者，应写信或电话催问，以防丢失。

(三)严格执行转递制度，避免产生“无头档案”，对已出现的“无头档案”应认真查转，对确属查不到员工下落的应留公司档案室保存。

第十四条借用规定

(一)员工档案一般不外借。

(二)本公司或本部门内部需要借用时，必须做好登记;能当天归还还必须做好当天入库归位;借用一般不超过1天，不得擅自转借或送有关单位查阅。

(三)借用手续与查阅规定相同，严格执行查档规定。

(四)每月检查核对一次借用和查档次数，并做好及时入库归位工作。

第五章人事档案保密要求

第十五条档案工作人员要认真执行《保密法》和有关的保密制度，增强保密观念，同一切失密、泄露现象做斗争。

第十六条档案工作人员在保管档案期间不得私自翻阅人事档案，对所了解的档案内容不得向外泄密。

第十七条 接收档案要严格办理交接手续，离职后不得泄露任何机密。

第十八条 阅档人员要严格遵守阅档保密制度，不得在公共场所及无关人员面前议论档案内容，不准转借或给无关人员翻阅;不得向无关人员泄露或向外公布档案内容，违反者应视情节轻重，予以批评教育直至纪律处分。

第十九条 办理公证所需要出具的各种证明，由档案管理工作人员填写并加盖“档案证明专用章”，本人不得翻阅自己的档案。

第二十条 非人事档案工作人员不得擅自进入人事档案库房，确保档案安全。

第二十一条 严格履行员工档案的保管及保密规定，做好以下几点：

(一)配置必要的档案存放、保管等设备。

(二)认真做好防火、盗、潮、虫蛀、晒和高温等六防工作。

(三)每天上、下班要认真对保管柜的安全和保密进行检查，及时做好防范工作。

(四)每季度定期对案卷进行细致的防虫检查，及时做好放防虫药等防虫工作。

(五)建立健全员工档案的花名册，按规定做好保密等工作。

(六)凡是员工及工作人员不准保管和携带本人及其亲属的档案。

(七)每季度必须做好定期对库存的人事档案进行核对及检查，并定期做好归档材料的入卷工作，确保有效地保护和利用员工人事档案。

第六章附 则

第二十二条 本规定今后如与国家规定有抵触，应及时修改补充。

第二十三条 本规定由人力资源部负责解释。

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